Em Campo: RevOps & CRM

Nesta edição: o bounce de 40% que não era culpa da ferramenta, o checklist que diagnostica entregabilidade na raiz e o vídeo pra você sair do spam antes da próxima campanha.

É só uma brincadeira pra descontrair, viu? Mas tem dias que trabalhar com CRM é exatamente isso: tudo passa por cima de você. Mas bora lá…

Era sete da manhã num fuso que não é o do Brasil quando entrei na call. Do outro lado, uma profissional responsável pelo email de uma operação de cosméticos. E ela estava no limite. Daquele jeito que a gente reconhece na hora: voz acelerada, frase emendando na outra, três semanas de problema entaladas na garganta.

O resumo dela foi mais ou menos esse: a chefe no pescoço, a meta de faturamento por email batendo na porta, e a entrega despencando sem explicação. O que era 11, 12, 13 mil de entrega virou 5, 6 mil. O bounce, que vivia abaixo de 1%, tinha pulado pra perto de 40% do dia pra noite. E o pior: ela tinha feito tudo certo. Base higienizada, segmentação por comportamento, boas práticas, monitoramento de blacklist. Tudo no lugar. E mesmo assim, afundando.

Aí veio a parte que eu queria que você prestasse atenção, porque é a armadilha em que quase todo mundo cai.

A reação dela foi a reação natural: brigar com a ferramenta. Ela tinha escrito pra plataforma um email técnico, longo, impecável. Pedia análise urgente de infraestrutura, perguntava de IP compartilhado, de roteamento, de mudança de política interna. Um email que qualquer gestor de automação caprichado escreveria. E a resposta foi a de sempre: "encaminhei com prioridade máxima", um artigo de ajuda pra ela ler, "abra um chamado". Três semanas girando nisso. Faturamento caindo o tempo todo.

Quando ela terminou de desabafar, eu não fui atrás da ferramenta. Fui pro domínio.

Abri o MX Toolbox enquanto ela compartilhava a tela, e a história apareceu quase imediatamente. Faltava SPF. Faltava DMARC. E tinha mais: o que estava autenticado na plataforma não era nem o domínio principal que ela usava pra disparar, era um subdomínio, que alguém tinha configurado em algum momento e ninguém nunca revisou. Quando fui ver onde morava a zona DNS pra corrigir, a casa caiu de vez: o domínio tinha sido comprado num provedor, mas quem controlava a zona era um Cloudflare montado pelo programador do site. Um programador que não devolvia acesso e respondia, com toda a calma do mundo, que não sabia o que era "esse termo SPF".

Sacou o tamanho do nó? O bounce de 40% nunca foi "a ferramenta não funciona". Foi uma autenticação quebrada, num domínio cuja zona DNS estava na mão de um terceiro.

Mas aí vem a pergunta que ela mesma fez, e que talvez seja a pergunta mais importante desta edição: se estava tudo errado, por que antes funcionava? Por que a entrega era de 13 mil, a abertura batia 85%, e só agora desabou?

Porque o que mudou não foi a operação dela. Foi o ambiente.

Lembra daquela regra que Google e Yahoo anunciaram lá em 2023, exigindo SPF, DKIM e DMARC pra quem dispara em volume? Pois é. Ela foi anunciada em outubro de 2023, começou a valer em fevereiro de 2024, mas de um jeito brando: email sem autenticação ainda passava, no máximo dava uma atrasada aqui e ali. Acontece que, a partir do fim de 2025, o Google apertou de verdade. Saiu do "vou avisando" e entrou no "agora rejeito". Email que não passa nos três pilares de autenticação não vai mais pra spam: ele bate na porta e volta. Bounce.

Quer dizer: a operação dela rodou anos com a autenticação meia-boca e nunca soube, porque o Google deixava passar. A regra de 2023 finalmente entrou em vigor pra valer, e o que era tolerado virou barrado da noite pro dia. Foi por isso que pareceu que "quebrou do nada". Não quebrou. Só pararam de relevar.

E tem uma camada a mais que vale dizer com todas as letras, porque é o futuro do nosso trabalho: a ferramenta não autentica mais por você. Durante muito tempo a plataforma de disparo "emprestava" a própria reputação e a coisa fluía. Esse tempo acabou. Agora o provedor quer que a autenticação esteja no SEU domínio, configurada na SUA zona DNS. Subdomínio emprestado da ferramenta, autenticação genérica, não resolve mais. Por isso revisar as configurações de tempos em tempos deixou de ser higiene opcional e virou sobrevivência.

A boa notícia em tudo isso? É chato, tem mais de um responsável pra acionar, mas é recuperável. Conserta a autenticação no domínio certo, a entrega volta. Sem milagre, sem trocar de plataforma, sem recomeçar do zero.

E é aqui que mora a diferença que essa news existe pra defender, mas que fique claro: o problema nunca foi ela. Ela fez tudo que uma boa profissional faz. Higienizou base, segmentou por comportamento, monitorou blacklist, escreveu pro suporte um email impecável. Sabia operar a ferramenta inteira. O que faltava não era competência nem execução. Era o mapa de onde olhar quando o problema mora fora da ferramenta.

Porque é exatamente isso que o mercado não ensina. Te ensinam a configurar a campanha, conectar o trigger, disparar. Não te ensinam a abrir o MX Toolbox, ler onde a autenticação quebrou e descobrir quem segura a zona DNS. E sem esse mapa, qualquer um fica refém da resposta genérica do suporte, não por falta de capacidade, mas por nunca ter recebido essa parte do jogo. Sair do operacional não é aprender mais botão. É ganhar esse mapa.

Pra levar pro seu campo: antes de abrir chamado culpando a plataforma, cheque os três pilares de autenticação do seu domínio (DKIM, SPF, DMARC), confirme que você dispara pelo domínio principal e não por um subdomínio solto, e descubra onde sua zona DNS está hospedada de verdade. E revise isso periodicamente, mesmo quando está tudo funcionando: o que o Google tolerava ontem ele rejeita hoje, e a ferramenta não autentica mais por você. Muita "queda misteriosa de receita" mora exatamente aí. E quase sempre dá pra recuperar.

E-mail marketing: guia prático para sair do spam e aumentar entregabilidade e conversões

Esse vídeo conversa direto com o caso de campo desta edição: é o passo a passo de entregabilidade que separa quem briga com o suporte de quem resolve o problema na raiz. Vale o play antes da sua próxima campanha cair no spam. O vídeo é de 2025 mas segue super atual, confere aqui:

Pra não depender de memória na hora que a entrega começar a cair, montei o Checklist da Entregabilidade. É o roteiro que eu uso pra diagnosticar exatamente o tipo de problema do caso de hoje: autenticação, domínio, reputação, o que olhar e em que ordem.

Escrevi boa parte dessa news de Tegucigalpa, três horas atrás do Brasil, no meio de uma volta pela América Central. Semana que vem já é outro país. O call de entregabilidade saiu daqui mesmo, entre uma mudança de mala e outra. O campo continua o mesmo de qualquer lugar do mundo: o que muda é o fuso.

E falando em campo: a parte boa de resolver problema feito o de hoje é que raramente a gente resolve sozinha. Tenho uma comunidade gratuita de CRM onde essas dúvidas viram conversa de verdade. Domínio caindo, DMARC quebrado, segmentação travada. Se eu não respondo na hora, tem gente lá que responde.

Até a próxima.

Gabi